Απλούστευση και αυτοματοποίηση διαδικασιών: ένας βασικός μοχλός εκσυγχρονισμού

Η ανάγκη

Ένας από τους σημαντικούς παράγοντες κερδοφορίας μίας επιχείρησης είναι να διαθέτει απλές, εύχρηστες και αποτελεσματικές διαδικασίες, που να τις κατανοούν οι εργαζόμενοι και να τις εφαρμόζουν.

Με τους υψηλούς ρυθμούς που αλλάζουν τα δεδομένα (τεχνολογία, νομοθεσία, turnover στελεχών) στις επιχειρήσεις στις ημέρες μας, μία πρόκληση για αυτές είναι να εκσυγχρονίζουν διαρκώς τις διαδικασίες τους και την κουλτούρα του προσωπικού τους, ώστε να προσαρμόζονται έγκαιρα στα νέα ζητούμενα. Οι περισσότερες επιχειρήσεις, έχουν γραπτές διαδικασίες που έχουν αναπτυχθεί σε διαφορετικές χρονικές στιγμές από διαφορετικούς επιχειρησιακούς ιδιοκτήτες (business owners) ή συμβούλους, οι οποίες έχουν αλληλεπικαλύψεις, κενά και αντιφάσεις και μερικές φορές είναι τόσο πολύπλοκες και λεπτομερειακές που καταλήγουν να μη διαβάζονται ποτέ από τους εργαζομένους και να μην ακολουθούνται στην πράξη.

Πώς ξεκινάμε

Το πρώτο βήμα για το μετασχηματισμό των διαδικασιών μία επιχείρησης είναι να απλοποιηθούν «στο χαρτί», δηλ. πριν αυτοματοποιηθούν, γιατί αλλιώς θα ψηφιοποιηθεί μία αχρείαστη πολυπλοκότητα. Η απλοποίηση συνίσταται στον εξορθολογισμό και στην αποσαφήνιση των διαδικασιών και των ρόλων: αχρείαστα βήματα καταργούνται, εγκρίσεις και κοινοποιήσεις που δεν δίνουν αξία παραλείπονται, έξυπνες λύσεις  (π.χ. ταυτοποίηση μέσω κινητού)  αξιοποιούνται, τα αρχεία προς συμπλήρωση ελαχιστοποιούνται, ιδέες από τους εμπλεκόμενους σε κάθε βαθμίδα εξετάζονται και μπαίνουν σε εφαρμογή, οι ρόλοι και οι ευθύνες γίνονται σαφείς σε όλους και όλα αυτά πριν ακόμα αξιοποιήσουμε τις τεχνολογίες αυτοματοποίησης.

Εφόσον έχουμε αποκτήσει τη συναίνεση των εμπλεκόμενων στις νέες απλουστευμένες διαδικασίες, εξετάζουμε σε ποιες διαδικασίες η τεχνολογία θα είχε τη μεγαλύτερη επίδραση στη μείωση κόστους, στην επίτευξη της καλύτερης δυνατής εξυπηρέτησης του εσωτερικού ή εξωτερικού πελάτη και στην εμπέδωση μίας νέας κουλτούρας αποτελεσματικότητας στο προσωπικό.

Τι πετυχαίνουμε

Με τεχνολογίες workflow automation εξασφαλίζουμε ότι σύνθετες διαδικασίες πολλών βημάτων και εγκρίσεων (π.χ. προμήθειες, άδειες εργαζομένων, βάρδιες προσωπικού) εφαρμόζονται αποτελεσματικά καταργώντας την ανταλλαγή emails και τη χρήση αρχείων excel.

Με τεχνολογίες Business Intelligence (BI) συγκεντρώνουμε πρωτογενή δεδομένα από διαφορετικές επιχειρησιακές εφαρμογές και συνθέτουμε μετρήσεις και KPIs που αλλιώς θα απαιτούσαν άσκοπο χρόνο καταχωρήσεων και επεξεργασιών και με αβέβαιο αποτέλεσμα. Η online παρακολούθηση των κρίσιμων δεικτών μετασχηματίζει στο τέλος της ημέρας την επιχειρησιακή κουλτούρα προς την κατεύθυνση που επιθυμεί  Διοίκηση.

Με τεχνολογίες Robotic Process Automation (RPA) αντικαθιστούμε επαναλαμβανόμενες εργασίες, π.χ. λογιστικές καταχωρήσεις και επιβεβαιώσεις, απελευθερώνοντας χρόνο από τα στελέχη για να ασχοληθούν με πιο παραγωγικές εργασίες.

Με smart applications, που μπορούν να είναι στο κινητό μας, υλοποιούμε διαδικασίες, οι οποίες θα απαιτούσαν μεγάλο όγκο emails που θα αποθάρρυνε τους εργαζομένους να συμμετέχουν, π.χ. κρατήσεις shared γραφείων κι άλλων κοινόχρηστων πόρων, απαντήσεις σε έρευνες, gamification για επιβράβευση συμπεριφορών.

Με τεχνολογίες Process Μodelling αποτυπώνουμε τις διεργασίες και τις διαδικασίες με έναν ενιαίο και εύχρηστο τρόπο, ώστε να είναι εύκολα συντηρήσιμες και όλοι να τις κατανοούν και να τους είναι εύκολο να τις διαβάζουν, να τις εφαρμόζουν και να τις ελέγχουν.

Η ενσωμάτωση της τεχνολογίας στις επιχειρησιακές διαδικασίες, με τις αξιόπιστες πλατφόρμες αυτοματοποίησης μεγάλων παροχών, όπως η Microsoft και η ΙΒΜ, δεν είναι μία πολυτέλεια που απευθύνεται στους μεγάλους οργανισμούς, αλλά αποτελεί κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας κάθε manager και κάθε επιχείρησης που θέλει να προοδεύσει.