Docusign

Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής πλέον για ορισμένες κατηγορίες επαγγελμάτων είναι υποχρεωτική. Όλα τα επίσημα (και μη) έγγραφα αναρτώνται ή ανταλλάσσονται απλά και γρήγορα, μέσω ηλεκτρονικού υπολογιστή, ενώ διαθέτουν ένα μοναδικό ψηφιακό αποτύπωμα – υπογραφή του χρήστη που τα αποστέλλει. Πρόκειται για έναν κωδικό κρυπτογραμένου δημόσιου κλειδιού Public Key Infrastructure – (PKI) που πιστοποιεί πως ο υπογράφων είναι πράγματι ο ίδιος (γνήσιο της υπογραφής) στο εκάστοτε αρχείο (word, pdf κ.λπ). Ο χρήστης δεν χρειάζεται να έχει στην κατοχή του κάποια ειδική συσκευή δημιουργίας υπογραφής, καθώς χρησιμοποιεί μία άυλη διάταξη ασφάλειας, η οποία είναι βασισμένη σε πρότυπα (PKI) και επιτρέπει την επικύρωση των εγγράφων από οποιονδήποτε, οπουδήποτε και οποτεδήποτε και η οποία συνεργάζεται άψογα με όλες τις δημοφιλείς μορφές εγγράφων και επιχειρηματικών εφαρμογών.

Με τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής, σταδιακά κερδίζεται χρόνος και χρήμα (ιδίως σε δημόσιες υπηρεσίες). Επιπρόσθετα θωρακίζεται περαιτέρω η ασφάλεια, καθώς δεν μπορεί κάποιος να αντιγράψει την ψηφιακή υπογραφή ή να την πλαστογραφήσει.

Με βάση τον ευρωπαϊκό και εθνικό κανονισμό eIDAS έχουμε τρεις τύπους ηλεκτρονικής υπογραφής:

• SES – Standard Electronic Signature
• AES – Advanced Electronic Signature
• QES – Qualified Electronic Signature

 

Η SES – Standard Electronic Signature και η AES –  Advanced Electronic Signature βρίσκουν εφαρμογή στην πλειοψηφία των καθημερινών μας συναλλαγών όπως για παράδειγμα έγγραφα του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού (HR), συμφωνίες καταναλωτών, εμπορικές συμβάσεις, συμφωνίες άδειας χρήσης λογισμικού κ.α.

Η QES – Qualified Electronic Signature βρίσκει εφαρμογή σε πιο σύνθετες περιπτώσεις, κυρίως στα εργασιακά ζητήματα όπως για παράδειγμα επιστολή αναφοράς που χορηγείται από τον εργοδότη μετά τη λύση / λήξη της εργασίας, καταγγελία συμβάσεων εργασίας, συμβάσεις εργασίας μερικής απασχόλησης, ανανέωση συμβάσεων εργασίας ορισμένου χρόνου, σύναψη συλλογικών συμβάσεων εργασίας, συμβάσεις εγγύησης κ.α.

H συνεργασία με τη DocuSign

H PRIORITY συνεργάζεται με τον #1 παγκόσμιο πάροχο λύσεων ψηφιακών υπογραφών, την πλατφόρμα ηλεκτρονικής διαχείρισης συμβάσεων DocuSign, παρέχοντας τη λύση DocuSign eSignature.

Η λύση DocuSign eSignature επιταχύνει τις συμφωνίες, εξαλείφει τις χειρωνακτικές εργασίες και διευκολύνει τη σύνδεση με τα εργαλεία και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται ήδη:

• Πιο γρήγορα: Αποστολή και υπογραφή συμφωνιών με ασφάλεια από σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή. Έως το 82% των συμφωνιών ολοκληρώνονται σε λιγότερο από μία ημέρα και το 49% σε λιγότερο από 15 λεπτά.
• Πιο αποτελεσματικά: Εξάλειψη των μη αυτόματων εργασιών και αύξηση της ευκολίας για τους πελάτες και τους εργαζόμενους.
• Εξοικονόμηση χρημάτων: Σημαντική εξοικονόμηση που ανέρχεται κατά μέσο όρο 36$ ανά συμφωνία, μειώνοντας το υψηλό κόστος και βελτιώνοντας την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Οφέλη και χαρακτηριστικά

Λειτουργεί με τις υπάρχουσες εφαρμογές, βελτιώνοντας την παραγωγικότητα του οργανισμού. Η λύση προσθέτει Πρότυπη ψηφιακή υπογραφή βασισμένη σε PKI εφαρμογές συγγραφής εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Office, AutoCAD, Bentley Microstation και Projectwise, καθώς και τις Adobe Acrobat, Nitro Pro και BlueBeam Revu για αρχεία PDF.

• Επιτρέπει την υπογραφή οποιουδήποτε ψηφιακού αρχείου, ενώ διατηρείται η εγγενής μορφή αρχείου μετά τη διαδικασία υπογραφής, συμπεριλαμβανομένων αρχείων πολυμέσων και μορφές αρχείων και πέραν των εγγράφων.
• Ενσωματώνεται στην υπάρχουσα υποδομή συστημάτων και την υπάρχουσα επιχειρηματική διαδικασία, συμπεριλαμβανομένου του πιο δημοφιλούς συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασίας, για να διατηρήσετε τις δικές σας υφιστάμενες διαδικασίες και πολιτικές, εξασφαλίζοντας συνέχεια και αποδοτικότητα. Συνεργάζεται άμεσα με SharePoint, OpenText, Oracle, Documentum, Nintex, K2 και άλλα.
• Αναπτύσσεται γρήγορα και εύκολα στους υπογράφοντες εντός του οργανισμού, χρησιμοποιώντας προ-εγκατεστημένους συνδέσμους για τις εφαρμογές και τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων.